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Besprechungen sind eine Art "Wartung" für ein Team. Wie ein Auto, das bei regelmäßiger Inspektion besser und verlässlicher fährt, arbeitet ein Team besser, wenn es sich regelmäßig austauschen kann. Folgende Aspekte werden dabei helfen:
Der Leiter leitet: Der Leiter oder Moderator erteilt das Wort und beendet Beiträge auch durch entsprechende Aussagen und Fragen und strukturierende Zusammenfassungen. Der Leiter hat den größten Einfluss auf die Effektivität der Besprechung. Er entscheidet für welche Diskussionen er Raum gibt und für welche nicht.
Richtige Teilnehmerzusammensetzung und Teilnehmerzahl: Sind die nötigen Kompentenzfelder abgedeckt? Wieviele Felder sind vom Thema betroffen? Wieviele Teilnehmer verträgt das Meeting? Inwieweit sind Verantwortungen für die Umsetzung von Maßnahmen abgedeckt?
Klare Zielsetzung und Agenda: Erstellen Sie eine Tagesordunung die allen Teilnehmern zumindest 24 Stunden vor dem Meeting bekannt ist. Notieren Sie, wenn in bestimmten Punkten die Absicht besteht maßgebliche Entscheidungen zu treffen. Notieren Sie die Prioritäten für einzelne Themen und fordern Sie die Teilnehmer zur individuellen Vorbereitung auf, wenn sie von dem Thema betroffen sind. Vorher festgelegte "Sprechzeiten je Thema" sind weniger ratsam.
Stellungskämpfe und Profilierungsgehabe vermeiden: Profilierungsgehabe und übertriebene Positionierung wirkt sich negativ auf Besprechungen aus, sowohl auf den Verlauf als auch auf das Ergebnis und die Umsetzung. Soferne Sie in der Funktion sind, Teilnehmer zu beurteilen, z.B. als deren Führungskraft, ist die Feststellung eines solchen Verhaltens eine sehr gute Möglichkeit für ein späteres 4-Augen-Gespräch in dem die Kritik bezugnehmend sehr deutlich zum Ausdruck gebracht wird.
Verbindlichkeit und Pünktlichkeit sind Selbstverständnis: Verabschieden Sie sich von 1-€-Kassen für Zuspätkommer, so kann man sich die geduldete Unpünktlichkeit kaufen. Auch hier gilt: Den Teilnehmer der (notorisch) unpünktlich oder nicht vorbereitet ist für sein Verhalten nicht maßregeln sondern zeigen, dass er etwas versäumt hat oder jetzt nicht erwartungsgemäß antworten kann, weil er sich nicht vorbereitet hat. Danach - abhängig von Ihrer Position - suchen Sie das wirkungsvolle 4-Augen-Gespräch für eine bezugnehmende Kritik.
Teilnehmer, die zuviel sprechen, moderiert mäßigen: Effektiv sind die freundliche und wertschätzende Unterbrechung, die auch in aller Sachlichkeit darlegen kann, dass dieses Thema mehrseitig und somit bereits überflüssig intensiv diskutiert wurde. Stellen Sie an diese Teilnehmer weiterführende Fragen oder schließen Sie selbst durch ein abschließendes Wort das Thema ab.
Teilnehmer, die zu wenig sprechen, aktiv befragen: Helfen Sie Teilnehmern, die passiv teilnehmen zur Aktivität. Fragen Sie konkret zum Thema, nach deren Meinung und nach deren eingeschätzten Konsequenzen und Bedeutung. Stellen Sie mindestens 3 Fragen und warten Sie mögliche Antworten ab. Diese Menschen sind die aktive Teilnahme nicht gewohnt. Eine einzelne (dann als erfolglos beurteilte) Frage ist zu wenig.
Protokollieren Sie immer: Und zwar weniger was gesagt wurde sondern mehr welche Maßnahmen von wem bis wann zu erledigen sind. Gestalten Sie das Protokoll so, dass es für die nächste Besprechung zur Status-Beurteilung verwendet werden kann. So gelingt es auch, die umgesetzten Anliegen anzuerkennen und ein Erfolgserlebnis zu vermitteln. An dieses Protokoll binden Sie gemeinsam mit der Agenda die Vorbereitung und die Nachbereitung. |
